वर्चुअल पीबीएक्स को उन तकनीकों में से एक माना जाता है जिसने टेलीफोन प्रणालियों के प्रबंधन में क्रांति ला दी। यह एक क्लाउड-आधारित समाधान है जो कई सुविधाएँ और लाभ प्रदान करता है जो व्यवसाय संचालन में उल्लेखनीय सुधार कर सकता है। यह अनिवार्य रूप से क्लाउड में होस्ट किया गया एक फोन सिस्टम है, जो कार्यालय स्थान में भौतिक उपकरणों की आवश्यकता को समाप्त करता है। पारंपरिक स्थानीय समाधानों के विपरीत, जहां सभी कॉल भौतिक लाइनों के माध्यम से रूट की जाती हैं, एक वर्चुअल पीबीएक्स निर्बाध कॉल रूटिंग के लिए इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करता है।
फ़ायदे
- वर्चुअल पीबीएक्स का उपयोग करने का एक प्रमुख लाभ इसकी लचीलापन और स्केलेबिलिटी है। पारंपरिक टेलीफोन प्रणालियों के विपरीत, जिन्हें किसी कार्यालय का विस्तार या स्थानांतरण करते समय अतिरिक्त उपकरण स्थापित करने की आवश्यकता होती है, वर्चुअल पीबीएक्स के साथ आप आसानी से अतिरिक्त नंबर जोड़ सकते हैं या बहुत अधिक परेशानी के बिना पूरे सिस्टम को स्थानांतरित कर सकते हैं। इस सुविधा से जुड़ी सरलता बढ़ती अवधि के दौरान न्यूनतम व्यवधान सुनिश्चित करती है, जिससे समय और धन की बचत होती है;
- एक अन्य महत्वपूर्ण लाभ आर्थिक दक्षता है. पुराने बुनियादी ढांचे के घटकों, जैसे भूमिगत बिछाए गए तांबे के तार, आदि की लगातार मरम्मत के कारण पारंपरिक स्थिर प्रणालियाँ उच्च रखरखाव लागत से जुड़ी होती हैं। उनके विपरीत, आभासी पीबीएक्स इन लागतों को महत्वपूर्ण रूप से कम कर देता है, क्योंकि बुनियादी ढांचे में महत्वपूर्ण निवेश की आवश्यकता के बिना, सब कुछ एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन के माध्यम से व्यावहारिक रूप से काम करता है;
- इसके अलावा, वॉइस ओवर इंटरनेट (वीओआईपी) प्रोटोकॉल, जिसका उपयोग अधिकांश वर्चुअल पीबीएक्स में किया जाता है, आपको लंबी दूरी की कॉल पर पैसे बचाने की अनुमति देता है। संचार के लिए पारंपरिक टेलीफोन नेटवर्क का उपयोग करने के बजाय, कंपनियां काफी कम कीमतों पर दुनिया भर में सीधे कॉल करने के लिए इंटरनेट का उपयोग कर सकती हैं। यह सुविधा उन कंपनियों के लिए सबसे मूल्यवान है जो अंतर्राष्ट्रीय परिचालन करती हैं या जिनके कार्यालय कई स्थानों पर हैं;
- वर्चुअल पीबीएक्स की विशेषताओं में से एक कॉल प्रबंधन क्षमताओं की एक विस्तृत श्रृंखला है। इनमें स्वचालित कॉल रूटिंग, ईमेल पर वॉइसमेल ट्रांसक्रिप्शन और ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण शामिल है। स्वचालित रूटिंग कंपनियों को पूर्वनिर्धारित नियमों या शेड्यूल के आधार पर विशिष्ट विभागों या व्यक्तियों को रूट करके इनकमिंग कॉल को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने की अनुमति देती है। परिणामस्वरूप, ग्राहकों को शीघ्रता से और बिना किसी देरी के उपयुक्त व्यक्ति के पास पुनर्निर्देशित कर दिया जाएगा।
वॉइसमेल को ईमेल में ट्रांसक्राइब करने से कर्मचारियों को अन्य ईमेल संदेशों के साथ-साथ आसान पहुंच और संगठन के लिए ईमेल प्रारूप में वॉइसमेल प्राप्त करने की अनुमति मिलती है, जिससे उत्पादकता में और वृद्धि होती है। सीआरएम सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण इनकमिंग कॉल के दौरान कॉलर के बारे में प्रासंगिक जानकारी प्रदर्शित करके ग्राहक संपर्क को सरल बनाता है। प्रतिनिधियों को व्यक्तिगत बातचीत और प्रभावी समस्या समाधान के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण डेटा तक त्वरित पहुंच प्रदान की जाती है। वर्चुअल पीबीएक्स सेवा वेबसाइट पर खरीदी जा सकती है फ्रीज़वोन.
वर्चुअल पीबीएक्स उन्नत एनालिटिक्स और रिपोर्टिंग टूल भी प्रदान करते हैं जो कंपनियों को कॉल वॉल्यूम, अवधि और अन्य मेट्रिक्स में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने की अनुमति देते हैं। इस जानकारी का उपयोग निर्णय लेने की प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, कर्मियों को अनुकूलित करने, अभियानों को ट्रैक करने या प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए। रुझानों और पैटर्न की पहचान करके, कंपनियां अपनी आवश्यकताओं और अपेक्षाओं की बेहतर समझ हासिल करते हुए अपने ग्राहक अनुभव को लगातार बेहतर बना सकती हैं।